Robotic Process Automation (RPA)

De IT-wereld heeft een nieuwe hype, en ja, we moeten weer allemaal mee. Het nieuwe speeltje heet Robotic Process Automation (RPA), wat een innovatieve, relatief eenvoudige manier is om repetitieve taken die we aan computers doen, te automatiseren. Voor de industrie biedt RPA een interessante oplossing om efficiënter om te gaan met de vele legacy systemen.

In de moderne business flows worden al zoveel taken geautomatiseerd en toch zijn er nog ontzettend veel taken die uiteindelijk niet veel meer inhouden dan het manueel overzetten van gegevens van het ene softwarepakket naar het andere. Robotic Process Automation (RPA) stelt zich tot doel om dat op een simpele manier te automatiseren.

De oplossing is wat vergelijkbaar met de intuïtieve teach functies waarmee collaborative robots doorgaans geprogrammeerd worden. Die methode bestaat erin dat een operator de robot achtereenvolgens in een aantal gewenste posities zet om de robot die sequentie vervolgens voortdurend te laten herhalen.

Bij Robotic Process Automation wordt iets gelijkaardigs gedaan door de robot bijvoorbeeld te leren waar hij in SAP moet klikken om een nieuwe factuur aan te maken, welke velden hij vervolgens moet invullen, enz. Want dat is wat RPA doet. Het is een robot die met een computer werkt op delfde manier als wij dat doen: door de muis te bewegen, te klikken, en dingen in te tikken.

De robot is hier wel geen fysiek ding dat letterlijk de muis en de toetsen bedient. Het gaat hier om software die in de achtergrond draait en de input van een muis en het toetsenbord simuleert. De technologie hierachter is in die zin enigszins te vergelijken met wat in IT bijvoorbeeld gebruikt wordt om een computer vanop afstand te bedienen.

Verwerken van facturen

De clue van Robotic Process Automation is dus dat de tool met dezelfde softwareprogramma’s en interfaces werkt die wij ook gebruiken. De robot wordt trouwens geprogrammeerd door in die interfaces precies aan te duiden wat de robot moet doen.

Een voorbeeld in de administratie zou kunnen zijn het verwerken van facturen die als PDF via e-mail binnenkomen. De robot gaat dan naar Outlook, dubbel klikt op de eerste mail en vervolgens het attachment en zoekt in het document naar de relevante data. Dan gaat de robot naar SAP, maakt een nieuwe factuur aan en vult in de velden de data in die het eerder in de PDF gelezen heeft.

Het interessante aan RPA is dat men rond dat proces een hele beslissingsboom kan creëren. Het programma kan bijvoorbeeld als tussenliggende taak krijgen om te verifiëren of het opgegeven BTW-nummer klopt. Als dat niet het geval is, kan de robot zelfs geprogrammeerd worden om terug naar de mail te gaan, op reply te klikken en vervolgens een zinnetje te typen waarin gemeld wordt dat het BTW nummer niet blijkt te kloppen.

Op die manier kan het hele takenpakket van iemand in een administratieve functie geautomatiseerd worden.

Luie oplossing voor data-interfaces

Hoewel de manier van werken zeer vernuftig is, is het gebruik van RPA tegelijk ook een zeer luie oplossing. De meer elegante vorm van automatisering zou immers zijn dat er allerlei interfaces geschreven worden om de bestanden en data te verwerken, zonder gebruik te maken van de interfaces die voor menselijke interactie bedoeld zijn.

Om bij ons voorbeeld te blijven. De mails die in Outlook toekomen zijn databestanden die rechtstreeks uitgelezen kunnen worden door een software die de data op zijn beurt rechtstreeks in de SAP databank zou kunnen wegschrijven. Alleen is het schrijven van een dergelijke software doorgaans omslachtiger dan het programmeren van een RPA.

De keerzijde is dan weer dat een dergelijke software toch wel een wat meer duurzame oplossing biedt. Want zodra SAP iets aan zijn interface zou wijzigen, bijvoorbeeld, zou het RPA proces meteen in het honderd kunnen lopen, terwijl een interface die rechtstreeks met de databestanden werkt daar geen hinder van zou ondervinden.

Legacy systemen

De toepassing bij uitstek waar RPA dan weer wel een wonderoplossing kan zijn, is het ontsluiten van databanken in legacy systemen, en zo zijn er nogal wat in de industrie. Voor heel wat oude softwarepakketten is het quasi onmogelijk geworden om nog interfaces te ontwikkelen. Voor dergelijke systemen biedt RPA een perfecte mogelijkheid om het gebruik van deze systemen toch te integreren in digitaliseringsprojecten, of om een tool te ontwikkelen die systematisch alle data uit het oude systeem haalt en automatisch overzet naar een moderne databank.

De meest populaire platformen in Robotic Process Automation zijn Blue prism, Automation AnyWhere en UiPath.

© Productivity.be, Tekst: Erwin Vanvuchelen, Foto: UiPath