Kan technologie ons beschermen tegen de afleidingen van een hybride werkplek?

Je hebt het vast zelf wel al meegemaakt: je zit je vast te bijten in een taai stuk schrijfwerk en ineens verschijnt er een Teams-bericht dat je concentratie volledig doet verdampen. Of je bent bezig met je administratie (dat moet nu eenmaal af en toe), maar er komt een melding op je smartphone voorbijgeflitst, en voor je het weet, ben je een half uur door Instagram aan het scrollen.

Berichten en uitnodigingen voor vergaderingen, meldingen en sms'jes strijden steeds vaker om onze aandacht. Het is stilaan verwonderlijk dat we door al die zaken eigenlijk toch nog iets gedaan krijgen. Bij EPOS zijn we ervan overtuigd dat de juiste technologie kan helpen om concentratieproblemen aan te pakken. Dit bevordert overigens niet alleen onze efficiëntie en productiviteit, maar ook het welzijn van werknemers.

Hersenen helpen om optimaal te presteren

Satya Nadella, de CEO van Microsoft, zei ooit: "Alles wordt complexer, niet minder complex, door het hybride werken." En daar ben ik het mee eens.

Hybride werken biedt ons de mogelijkheid om altijd en overal te werken. Maar deze nieuwe open kantoordynamiek brengt ook veel afleiding en omgevingsgeluiden met zich mee. Onze hersenen zijn indrukwekkende instrumenten, maar al deze akoestische impulsen maken het een heuse uitdaging om betrokken te blijven en optimaal te presteren.

Hoewel het vaak onopgemerkt blijft, kunnen de hersenen namelijk stevig onder druk komen te staan bij het verwerken van audio-input in een lawaaiige omgeving. Het is ontzettend belangrijk dat bedrijven investeren in technologieën die de hersenen ondersteunen. Uit onze recente whitepaper blijkt dat technologieën voor adaptieve ruisonderdrukking (ANC) de efficiëntie van gebruikers met wel veertig procent kunnen verhogen. Bovendien zorgen deze technologieën ervoor dat we ons beter kunnen concentreren en focussen op onze taken, doordat we tot 67 procent minder luisterinspanning hoeven te leveren. Het resultaat: minder vermoeidheid, minder gezondheidsklachten, zelfs minder burn-out.

Worstelen met beeld en geluid in hybride vergaderingen

We brengen tegenwoordig ook uren door in hybride vergaderingen. Volgens de Work Trend Index Survey van Microsoft was er in 2022 een opmerkelijke toename van 252% in de wekelijkse tijd die de gemiddelde Teams-gebruiker aan vergaderingen besteedde sinds 2020.

Binnen deze hybride vergaderingen komt geluid van meerdere plaatsen: mensen, laptops, luidsprekers, om nog maar te zwijgen van achtergrondgeluid. Het resultaat? Een rommelige geluidsomgeving die ieders concentratie op de proef stelt. Dat moet worden aangepakt. Van groot belang is dat virtuele vergaderingen naadloos en ononderbroken verlopen en zeker dat de technologie in je vergaderruimte elke stem opvangt, ongeacht de grootte van de ruimte of het aantal deelnemers dat op afstand inbelt.

Bovendien is het tegenwoordig heel gebruikelijk dat vergaderingen een handvol minuten later beginnen dan gepland. Niet door laattijdigheid, maar omdat er altijd wel iemand moeite heeft om verbinding te maken met het audiosysteem in de ruimte of omdat iemand anders problemen heeft met zijn of haar camera. Zo’n haperende start helpt natuurlijk ook niet om met volle focus aan de meeting te beginnen en vaak komt die focus er vervolgens helemaal niet meer.

Wat niet veranderd is: in elke vergadering is het belangrijk dat elk teamlid er effectief aan kan bijdragen. Lichaamstaal speelt hierbij een cruciale rol en een goede video-opstelling vergemakkelijkt dit. Investeren in technologieën die een optimale ruimtedekking en intelligente beeldkaders mogelijk maken, kan afleiding beperken en – letterlijk – zorgen voor een haarscherpe focus.

In de nieuwe open kantooromgeving staan bedrijfsleiders voor nieuwe uitdagingen. Wil je je werknemers optimaal ondersteunen en hen betrokken te houden op de lange termijn, dan moet je bewust nadenken over het optimaliseren van de technologische mogelijkheden om je mensen te versterken. Technologische snufjes kunnen voor heel wat afleiding zorgen, maar wie de juiste keuzes maakt, zorgt er net voor dat de concentratie op het werk toeneemt. En daar wordt iedereen beter van.

Nieuwsbericht van EPOS, 20/06/2024, Tekst: Dorthe Krogh Jensen, EPOS